作為Microsoft Offic 97五大主件之一的Microsoft Access，一出世好象就受到了“偏見”和“虐待”，它的名聲遠(yuǎn)沒有WORD、EXCEL那么大。然而ACCESS在MIS管理系統(tǒng)中散發(fā)的迷人芳香卻是無法抗拒的，你想了解它嗎？好，那就讓我們走近她、揭開她美麗伊人的面紗吧！
　　Microsoft Access 97數(shù)據(jù)庫面面觀:
　　那么Microsoft Access數(shù)據(jù)庫到底是什么呢？簡單地說它就是一些關(guān)于某個(gè)特定主題或目的的信息集合。使用 Microsoft Access，可以在單一的數(shù)據(jù)庫文件中管理所有的信息。在這個(gè)文件中，用戶可以將自己的數(shù)據(jù)分別保存在各自獨(dú)立的存儲(chǔ)空間中，這些空間稱作表；可以使用聯(lián)機(jī)窗體來查看、添加及更新表中的數(shù)據(jù)；使用查詢來查找并檢索所要的數(shù)據(jù)；也可以使用報(bào)表以特定的版面布置來分析及打印數(shù)據(jù)。
　　如果要保存數(shù)據(jù)，請為每一種類型的信息創(chuàng)建一個(gè)表。如果要從查詢、窗體或報(bào)表中的多個(gè)表中將數(shù)據(jù)合并在一起，就要定義各個(gè)表之間的關(guān)系。
　　如果要搜索并檢索符合指定條件的數(shù)據(jù)，包括來自多個(gè)表中的數(shù)據(jù)，就要?jiǎng)?chuàng)建查詢。查詢的同時(shí)也可以更新或刪除多條記錄，并對數(shù)據(jù)執(zhí)行內(nèi)嵌或自定義的計(jì)算。
　　如果要簡單地直接在某個(gè)表中查看、輸入及更改數(shù)據(jù)，請創(chuàng)建一個(gè)窗體。在打開一個(gè)窗體時(shí)，Microsoft Access 將從一個(gè)或多個(gè)表中檢索數(shù)據(jù)，并使用用戶在“窗體向?qū)А边x擇的版面布局或所創(chuàng)建的版面布局，將窗體顯示在屏幕上。
　　如果要分析數(shù)據(jù)或?qū)?shù)據(jù)以特定的方式打印出來，請創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表。例如，可以打印一份將數(shù)據(jù)分組并計(jì)算數(shù)據(jù)總和的報(bào)表，也可以打印另一份帶有各種數(shù)據(jù)格式的打印郵件標(biāo)簽的報(bào)表。
　　輕輕松松創(chuàng)建MIS管理系統(tǒng)
　　你家中的CD、VCD一定很多吧？是不是常遇到為找一張CD把一抽屜的碟子翻得亂七八糟的情況，你一定沒少受埋怨——你不想整理它們一下？
　　如：影片是國產(chǎn)的、還是國外的，是言情的、還是槍戰(zhàn)的，這個(gè)明星主演了那些名片，這些影片又是哪個(gè)導(dǎo)演導(dǎo)的，等等如果你愿意，就讓我們一起利用Microsoft Access建立一個(gè)家庭CD、VCD管理的MIS系統(tǒng)。
　　1．準(zhǔn)備工作——確定數(shù)據(jù)庫需要的表和字段
　　由于我們要?jiǎng)?chuàng)建的MIS系統(tǒng)是一個(gè)小管理系統(tǒng)，因此，不必要建立幾個(gè)表，只需一個(gè)表就行了。該表的字段有：編號、影片名稱、領(lǐng)銜主演、導(dǎo)演、發(fā)行公司、影片類型、是否獲獎(jiǎng)。其中“編號”為主關(guān)鍵字，該關(guān)鍵字唯一確定每個(gè)記錄的字段或字段集。
　　2．向前走——?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫
　?。?）使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫 ：
　　在啟動(dòng) Microsoft Access 時(shí)，將自動(dòng)顯示對話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫或打開已有數(shù)據(jù)庫的選項(xiàng)。單擊“數(shù)據(jù)庫向?qū)А?，然后單擊“確定”按鈕。在新建空數(shù)據(jù)庫對話框中單擊“確定”，然后指定數(shù)據(jù)庫的名稱和位置，單擊“創(chuàng)建”按鈕啟動(dòng)新建的數(shù)據(jù)庫。接著新建表，然后填入相應(yīng)的字段名稱和數(shù)據(jù)類型，并設(shè)置字段大小、索引等項(xiàng)目，其它不填或取默認(rèn)值。其中字段的最大設(shè)置值是255字節(jié)，數(shù)據(jù)類型有文本、備注、數(shù)值、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號、OLE對象等，你可以根據(jù)不同的要求選擇（如圖1、圖2）。
　?。?）不使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫
　　在啟動(dòng) Microsoft Access 時(shí)，將自動(dòng)顯示對話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫或打開已有數(shù)據(jù)庫的選項(xiàng)，請單擊“空數(shù)據(jù)庫”，然后單擊“確定”。如果已經(jīng)打開了數(shù)據(jù)庫或當(dāng)Access 打開時(shí)顯示的對話框已經(jīng)關(guān)閉，請單擊工具欄上的“新建數(shù)據(jù)庫”按鈕，然后雙擊“常用”選項(xiàng)卡上的空數(shù)據(jù)庫圖標(biāo)。指定數(shù)據(jù)庫的名稱及位置，并單擊“創(chuàng)建”按鈕。
　　3．別回頭——數(shù)據(jù)庫基本操作
　　數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)創(chuàng)建好了，接下來我們需要做的就是對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行一系列的基本操作。
增加記錄：在“數(shù)據(jù)表”視圖或“窗體”視圖中打開相應(yīng)的窗體，單擊工具欄上的“新記錄“按鈕 ，鍵入所需數(shù)據(jù)，然后按 TAB 鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)字段，在記錄末尾，按 TAB 鍵轉(zhuǎn)至下一個(gè)記錄（如圖3）。
　　編輯記錄：如果要編輯字段中的數(shù)據(jù)，單擊要編輯的字段，如果要替換整個(gè)字段的值，指向字段的最左邊，在鼠標(biāo)變?yōu)榧犹枙r(shí)，單擊該字段，鍵入要插入的文本。
　　注意：如果鍵入有錯(cuò)，可按 BACKSPACE 鍵；如果要取消對當(dāng)前字段的更改，按ESC 鍵；如果要取消對整個(gè)記錄的更改，在移出該字段之前再次按 ESC 鍵，當(dāng)從一個(gè)記錄移動(dòng)到其它記錄時(shí)， Access 將保存對該記錄的修改。
　　復(fù)制或移動(dòng)數(shù)據(jù)：在其它應(yīng)用程序，如Excel、Word中，選擇要復(fù)制或移動(dòng)的一至多行。如果是從Word中復(fù)制數(shù)據(jù)，應(yīng)確保記錄在選擇之前已經(jīng)在表中排列好或已經(jīng)使用制表符分隔開，如果粘貼數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)表中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)表中的列與要復(fù)制或移動(dòng)的數(shù)據(jù)的順序一致，如果粘貼數(shù)據(jù)到窗體上，而窗體上相應(yīng)的控件名稱與復(fù)制數(shù)據(jù)的列名相同，Access 將粘貼數(shù)據(jù)到名稱相同的控件上。在Access 中，打開要向其中粘貼記錄的數(shù)據(jù)表或窗體，如果要替換現(xiàn)有記錄，選擇要替換的記錄，然后單擊工具欄上的“粘貼追加”或“粘貼”按鈕 ；如果窗體中的記錄選定器不可用，要選擇當(dāng)前記錄，可單擊“編輯”菜單中的“選擇記錄”命令。
刪除記錄：單擊要?jiǎng)h除的記錄，單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕 。
　　4．尋尋又覓覓——資料的排序、篩選與查詢
　　如果你想使你的VCD資料庫中的影片擺放整齊、并且查詢方便，因此掌握資料庫的排序、查詢與篩選是非常重要的。
排序記錄：
　　在“窗體”視圖或“數(shù)據(jù)表”視圖中，單擊要用于排序記錄的字段。單擊鼠標(biāo)右鍵，你就可以選擇該字段的升序排序或降序排序，圖4就是按“領(lǐng)銜主演”排序的記錄集。在數(shù)據(jù)表中，可以同時(shí)選擇兩個(gè)或更多相鄰近字段進(jìn)行分別排序。Microsoft Access 從選擇的最左邊的列開始排序記錄。在保存窗體或數(shù)據(jù)表時(shí)，Microsoft Access 將保存該排序次序。
創(chuàng)建篩選：
　　如果可以容易地在窗體、子窗體或數(shù)據(jù)表中找到并選擇想要篩選記錄包含的值的實(shí)例，可使用“按選定內(nèi)容篩選”。操作方法是：單擊“記錄”子菜單“篩選”中“按選定內(nèi)容篩選”，即可；（如圖5），就是篩選出選定內(nèi)容的一個(gè)例子。
如果要從列表中選擇所需的值，而不想瀏覽數(shù)據(jù)表或窗體中的所有記錄，或者要一次指定多個(gè)準(zhǔn)則，可使用“按窗體篩選”。
如果焦點(diǎn)正位于窗體或數(shù)據(jù)表的字段中，而恰好需要在其中輸入所搜索的值或要將其結(jié)果作為準(zhǔn)則的表達(dá)式，可使用“輸入篩選目標(biāo)”。而如果是更復(fù)雜的篩選，則可使用“高級篩選/排序”。
　　創(chuàng)建查詢：
　　利用查詢可以通過不同的方法來查看、更改以及分析數(shù)據(jù)。也可以將查詢作為窗體和報(bào)表的記錄源，最常見的查詢類型是選擇查詢。選擇查詢將安裝指定的準(zhǔn)則，從一個(gè)或多個(gè)表中獲取數(shù)據(jù)，并按照所需的排列次序顯示。
具體操作：單擊數(shù)據(jù)庫視圖的“查詢”，按“新建”，選擇設(shè)計(jì)視圖，“確定”，選擇表和查詢，添加表，然后按“添加”，在“選擇查詢”表中選擇“字段”，并確定排序要求，最后保存查詢，這樣，一個(gè)選擇查詢就完成了（如圖6）。
你也可以在“新建”中選擇簡單查詢向?qū)?、交叉表查詢向?qū)?、查找重?fù)項(xiàng)查詢向?qū)?、查詢不匹配查詢向?qū)斫⒉樵儭?
　　5．美麗新世界——報(bào)表制作
　　也許，你想把你的VCD資料庫打印出來，隨時(shí)查看。如果你是VCD店的老板，那么這也將是最好的宣傳。Microsoft Access中的報(bào)表功能，就能辦到，它可以在報(bào)表中控制每個(gè)對象的大小和顯示方式，并可以按照所需的方式來顯示相應(yīng)的內(nèi)容。
具體操作：單擊“報(bào)表向?qū)А?，在“?bào)表向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇可用字段，按“下一步”，然后選擇字段排序，最多可用四個(gè)字段排序， “下一步”選擇報(bào)表的布局，最后按“完成”。如圖7所示，就是一個(gè)家庭VCD資料庫的報(bào)表設(shè)計(jì)格式。圖8為報(bào)表的預(yù)覽界面。
還有其它報(bào)表的設(shè)計(jì)方法，如自動(dòng)報(bào)表（縱欄表）、自動(dòng)報(bào)表（表格）、圖標(biāo)向?qū)?、?biāo)簽向?qū)?，我就不一一講了，大家可以自己嘗試嘗試。
　　一統(tǒng)江湖——與其它軟件共享數(shù)據(jù)庫
　　（1）數(shù)據(jù)庫類型轉(zhuǎn)換
　　以往，不同數(shù)據(jù)庫往往無法分享彼此建立的資料。如果你以前習(xí)慣使用dBase建立數(shù)據(jù)庫，卻因Windows世界的到來，老板為了趕時(shí)髦，下了一道命令，以后公司不再使用dBase建立數(shù)據(jù)庫，還要你將所有在dBase上所建立的數(shù)據(jù)庫，全部重新輸入至Access 97的數(shù)據(jù)庫中，聽到這個(gè)消息后，想必你一定是哭天怨地、手足無措。就算有一千個(gè)使用Access 97的理由，你還是不情愿更換數(shù)據(jù)庫。其實(shí)，對于這一點(diǎn)Access 97早就想好了對策，Access 97提供了調(diào)用、導(dǎo)出等多種方法來讓你做數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換。你只要點(diǎn)擊“工具”菜單數(shù)據(jù)庫實(shí)用工具”子菜單中的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫”（如圖9），然后選擇要轉(zhuǎn)換的其它類型數(shù)據(jù)庫，如dBase，數(shù)據(jù)庫就會(huì)成功地從dBase轉(zhuǎn)換到Access 97中，非常地簡單。
　　（2）在Word 中調(diào)用Access 數(shù)據(jù)
可以以 RTF 格式 (.rtf) 文件保存數(shù)據(jù)表、窗體或報(bào)表的輸出。RTF 格式文件可保留字體和樣式等帶格式的信息，可以用 Microsoft Word 和其他 Windows 字處理程序或桌面出版程序打開。 如前例，在Microsoft Access中，打開CD、VCD管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的表1，點(diǎn)擊“保存為/導(dǎo)出”，把表1以 RTF 格式保存，然后在Microsoft Word文件指定位置打開表1.rtf就行了（如圖10）。
　?。?）將Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel：
如前例所示，在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊要導(dǎo)出的表或查詢的名稱，表1，然后在“文件”菜單上，單擊“另存為/導(dǎo)出”命令，在“另存為”對話框，單擊“另存為一個(gè)外部文件或數(shù)據(jù)庫”，然后單擊“確定”按鈕。在“保存類型”框中單擊所需的電子數(shù)據(jù)表格式。單擊“保存位置”框右側(cè)的箭頭，選定導(dǎo)出的目標(biāo)驅(qū)動(dòng)器和文件夾。在已有的電子數(shù)據(jù)表，或者在“文件名”框內(nèi)輸入新文件名。此時(shí)注意在保存到已有電子表時(shí)Access 將刪除并替代其中的數(shù)據(jù)，因此要特別小心。f單擊“導(dǎo)出”按鈕，Access 將會(huì)創(chuàng)建包含表或查詢數(shù)據(jù)的電子數(shù)據(jù)表文件。表或查詢中的字段名被放置在電子數(shù)據(jù)表的第一行（如圖11）。
　　防患于未然——保護(hù)數(shù)據(jù)庫
　?。?）加密或解密數(shù)據(jù)庫
　　對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密將壓縮數(shù)據(jù)庫文件，并使其無法通過工具程序或字處理程序解密。數(shù)據(jù)庫解密則為加密的反過程。
　　方法：啟動(dòng)Microsoft Access，但不打開數(shù)據(jù)庫。單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“加密/解密數(shù)據(jù)庫”。指定要加密或解密的數(shù)據(jù)庫，然后單擊“確定”按鈕。指定加密或解密之后的數(shù)據(jù)庫名稱、驅(qū)動(dòng)器及文件夾，然后單擊“確定”按鈕。如果使用原有的數(shù)據(jù)庫名稱、驅(qū)動(dòng)器和文件夾，在加密或解密成功后，Microsoft Access 會(huì)自動(dòng)將原有的數(shù)據(jù)庫替換為加密或解密后的版本。但如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，Microsoft Access將保留原有的數(shù)據(jù)庫文件。
　　（2）給數(shù)據(jù)庫設(shè)置密碼：
　　方法：打開數(shù)據(jù)庫，并選擇“獨(dú)占”復(fù)選框，單擊“打開”，然后單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“設(shè)置數(shù)據(jù)庫密碼”，輸入密碼，驗(yàn)證，最后單擊“確認(rèn)”就完成了數(shù)據(jù)庫設(shè)置的密碼，（如圖12）當(dāng)打開VCD資料庫的時(shí)候，要提示輸入密碼r