單位里的各類文件資料堆積如山，繼續(xù)存在電腦里，隨時都可能遭受病毒侵害和系統(tǒng)崩潰的滅頂之災(zāi)。資料的保管最理想最安全的辦法是刻錄到光盤里。刻錄之前，我們必須對雜亂的文檔進行整理。有一個很有效的整理方法，雖然操作起來有些麻煩，但日后查找卻極為方便。試想，當老板十萬火急地要你立馬找出上年度的工作總結(jié)，面對成百上千的文檔，你僅僅動了幾下鼠標就輕松搞定時，老板會怎樣欣賞你？

　　1． 準備工作：打開資源管理器，在任意盤符新建一個文件夾，將要刻錄的所有文件存在其中。

　　2． 建立Excel表格：建立一個Excel表格，用來錄入文檔的相關(guān)資料。可以分為序號、文件類型、文件名稱、文件來源、文件日期、備注等。文件類型又可分為上級文件、單位文件、人事資料、財務(wù)報表等。制作表格時，最好不要進行單元格的合并，以免影響以后的操作。

　　3． 資料的錄入：資料錄入時無需分類進行，可以無序錄入。除了在表格中直接錄入外，還可以利用窗體來錄入。方法是：單擊菜單欄“數(shù)據(jù)/記錄單”，打開窗體錄入框，在相應(yīng)的框格中輸入資料。輸入完后，回車打開新的一張表格（如圖1）。輸入之前可以先將文件類型、文件來源等項目中的固定分類，通過“自動更正”功能逐一用簡單的符號代替，只要輸入簡單的符號就可以了。

　　4． 建立超鏈接：錄入之后，選定每個文件名稱的單元格，單擊鼠標右鍵，選擇“超鏈接”，在彈出對話框中選擇對應(yīng)的文檔。

　　5． 排序：因為我們是無序錄入的，錄入完后，為了有序排列，就要利用排序功能了。選中表格的任意單元格，執(zhí)行菜單欄上“工具/選項”，在彈出的對話框中單擊“自定義序列”選項卡，在左邊框中選擇“新序列”，單擊“導(dǎo)入”后，選中表格中文件類型的所在區(qū)域，再按一次“導(dǎo)入”（如圖2），確定后我們會發(fā)現(xiàn)原先無序的內(nèi)容一下子變得有序了。

　　排序之后，你會發(fā)現(xiàn)序號因此被打亂了。沒關(guān)系，在你排序之前，在序號列之后插入一空白列，任你怎么排序，序號都不會改變。不過，記得排序之后刪除這列。

　　將表格保存到新建的文件夾里并放在所有文檔之前。好了，所有的整理工作都完成了，最后就是把文檔刻錄到光盤里保存了。

　　以后需要查找文檔的時候我們可以通過“關(guān)鍵字”查找、“分類”查找和“記錄單”查找，無論你記不記得文件的名稱，都能在浩瀚的文海中極快地找到要找的東西。面對這么方便快捷的查找，我們以前的辛苦應(yīng)該值得了吧？