12、倘若要進(jìn)行會議討論的話，那么大家可以用鼠標(biāo)單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項，從打開的下拉菜單中選中“聯(lián)機協(xié)作”下面的“WEB討論”選項，然后在隨后打開的工具欄中，用鼠標(biāo)單擊“在文檔中插入討論”命令按鈕，這樣參加會議的同志相互之間就能進(jìn)行熱烈討論了。

　　二、巧用虛擬郵件功能傳遞信息

　　所謂的虛擬郵件功能是指只用電子郵件來實現(xiàn)單位內(nèi)部員工相互傳遞信息的目的，大家可以利用該功能輕松地完成諸如單位員工信息登記之類的工作任務(wù)。比方說，倘若單位要進(jìn)行一次職工個人信息登記普查活動，按常規(guī)單位事先應(yīng)該把信息登記表格準(zhǔn)備好，再依次邀請職工進(jìn)行現(xiàn)場登記，現(xiàn)在大家只要通過虛擬郵件發(fā)送功能，就能輕松讓職工做在自己的計算機前完成這項登記工作了：

　　1、單位首先必須應(yīng)該通過Word XP程序制作好職工個人信息登記表，接著將該表格文檔作為電子郵件的附件以Word的DOC格式來保存起來；

　　2、隨后在彈出的職工個人信息登記表界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“文件”/“發(fā)送”/“傳送收件人”命令，并在隨后打開的對話框中選擇好傳送文檔的收件人，收件人可以在通訊簿中選擇，也可以在個人通訊組列表中選擇，甚至還允許大家自行添加；

　　3、一旦確定好文檔的接受人后，單擊“確定”按鈕返回到“傳送名單”對話框，并在該對話框中通過更改列表中收件人姓名的前后順序，可以改變收件人接收傳送文檔的順序。只需要先選定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后單擊相應(yīng)的移動箭頭按鈕即可；為了能讓職工清楚此次文檔傳送的目的，大家還可以在該對話框中設(shè)定好郵件的發(fā)送主題和消息正文，職工在收到文檔后，就能知道該如何處理文檔了；

　　4、完成上面的任務(wù)后，大家只要再單擊“文件”/“發(fā)送”菜單，并執(zhí)行該菜單項下面的“下一傳送收件人”命令，Word XP程序就會自動啟動系統(tǒng)中的默認(rèn)郵件程序來將當(dāng)前打開的文檔以附件的形式，傳送給事先設(shè)定好的傳送名單中的第一位接受人；

　　5、第一位職工在接受到文檔內(nèi)容后，打開附件中的表格，并按照事先指定要求來填寫好表格后，再重新進(jìn)行保存，接著按照上面的步驟依次發(fā)送給每位收件人。當(dāng)所有收件人都在該郵件中填寫完各自的信息后，表格將自動發(fā)還給單位的原始發(fā)送者，然后單位根據(jù)反饋回來的表格信息就能實現(xiàn)普查職工個人信息的目的了。

　　三、巧用索引功能快速查找信息

　　為了實現(xiàn)快速查閱文檔信息，大家可以使用索引功能，將文檔中的主要關(guān)鍵字或各種概念摘錄下來，分別標(biāo)明它們的出處以及頁碼，并且按一定次序分條排列，以供日后方便查閱信息。下面我們就一起來看看如何具體使用Word XP的索引功能：